Una comunicación eficaz es lo más importante cuando se habla con un proveedor. Y los detalles clave son su base. Sin ellos, surge una peligrosa mezcla de conjeturas, lugares comunes y graves subestimaciones a lo que muy a menudo añadimos una pizca de la «maldición del conocimiento»: «Creía que lo sabías»…. Y resulta que estamos pensando en cosas distintas. El caldo de cultivo ideal de un mal servicio.
Por eso le ofrecemos la siguiente guía útil paso a paso. Si es el responsable de la gestión eficaz de una red de tiendas, seguramente apreciará nuestra lista de verificación. Así que, ¡Vamos allá!
Oferta de gestión del mantenimiento de tiendas: datos y parámetros
LISTA DE DATOS
¿Qué información debo facilitar al proveedor de mantenimiento? En primer lugar, ¡sea concreto! He aquí una lista de cuestiones importantes que constituyen el punto de partida para diagnosticar sus necesidades reales de servicio.
1. Listado de tiendas
Este paquete de detalles debe incluir el país, la ciudad y las direcciones exactas. También debe facilitarse información sobre si la tienda está situada en un centro comercial, en una galería comercial o si está a pie de calle. Se trata de una cuestión muy importante, porque determina aspectos como el acceso a la tienda derivado, por ejemplo, de los horarios de apertura, de cuestiones logísticas y organizativas.
2. Tamaño de cada tienda en m2
Vale la pena proporcionar tamaños específicos o al menos lo más aproximado posible en mínimo-máximo / área promedio de la tienda.
3. Lista de servicios necesarios
Resuma todos los servicios técnicos de los que desea que su contratista se encargue. Desde preventivos, pasando por una lista de trabajos de reparación y mantenimiento, climatización, electricidad, pequeños arreglos, persianas enrollables y limpieza, hasta inspecciones y servicios periódicos.
4. Datos históricos
Una gran cantidad de información sobre las necesidades reales de la tienda la proporcionará un inventario de cuántos volúmenes de tickets reactivos y reparaciones a demanda tuvieron lugar en el último año (y en años anteriores) en cada una de las tiendas. Además, para reflejar la lista real de la demanda de servicios de mantenimiento de la tienda, merece la pena preparar dicha lista desglosada por meses y un registro de las actividades realizadas cada día.
5. Inspecciones programadas
Un elemento imprescindible es también un registro de todas las revisiones legales y trabajos de conformidad y adecuación necesarios por tienda.e.
6. Registro de dispositivos
Para la oferta es importante contar con la información del libro de mantenimiento de los diferentes equipos de la tienda (por ejemplo, aire acondicionado, caldera, etc.) junto con información sobre la marca, el modelo, las cantidades, etc.
Oferta de gestión del mantenimiento de tiendas: procesos y procedimientos
ANÁLISIS DE CÓMO SE HACEN LAS COSAS ACTUALMENTE
La decisión relativa a la selección de servicios específicos de mantenimiento de tiendas también debe ir precedida de un análisis en términos de procesos. Esta es una cuestión clave que nos permitirá definir no sólo el alcance, sino también la naturaleza del servicio. ¿Qué preguntas deben convertirse en respuestas exhaustivas? Las vemos a continuación:
• ¿Cómo se presenta actualmente un ticket? ¿Se hace por correo electrónico, por teléfono? ¿O a través de su propio sistema o de la plataforma del actual proveedor de servicios de mantenimiento?
• ¿Cuál es el proceso de aceptación y tramitación de la aprobación de los costes de los tickets? ¿Quién los acepta? ¿Con qué frecuencia se hace? ¿Cómo se procesan los pagos?
• ¿Cómo se realiza actualmente el proceso de elaboración de informes?
• ¿Cuáles son las solicitudes adicionales de servicios de mantenimiento estándar y no estándar?
• ¿Existe un tiempo de respuesta deseado para las reparaciones, el servicio o las averías que se produzcan?
• ¿Dispone de un proceso de incorporación del nuevo proveedor de servicios de mantenimiento de la tienda? Además, ¿cuál es el periodo de introducción de un nuevo proveedor o cuándo puede asumir las funciones de su predecesor?
Su oferta de gestión de mantenimiento de tiendas, exactamente como usted la quiere
PAQUETE DE MANTENIMIENTO DE LA TIENDA CREADO PARA USTED
«Ofrecemos servicios integrales de mantenimiento de tiendas adaptados a necesidades específicas». Cualquier proveedor puede escribir esto muy rápidamente. Es mucho más difícil llevarlo a la práctica. Por eso merece la pena prestar atención a las opiniones y la cartera del proveedor, así como a ejemplos que ilustren el nivel de los servicios prestados. Póngase en contacto con nosotros y averigüemos cómo podemos ayudarle a mejorar las condiciones técnicas de sus tiendas en toda Europa desde ahora.
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